EVENTO FÍSICO PARA LA CELEBRACIÓN DEL CENTENARIO DE TELEFÓNICA

El centenario de Telefónica se conmemoró con la celebración de un evento físico para empleados durante el 20 y 21 de abril de 2024 en 4 ciudades: Madrid, Barcelona, Bilbao y Málaga.

Desde SOMOS Experiences quisimos fomentar la optimización de la planificación de este evento. Por ello, creamos un formulario de inscripción al evento para los empleados de Telefónica con sus respectivos acompañantes. Cada sede (Madrid, Barcelona, Bilbao y Málaga) disponía de un formulario de registro propio. Dentro del formulario se debían seleccionar aquellas actividades con aforo en las que se quería participar.

Entre las solicitudes que se pedían en este formulario, se encontraba una recogida de información personal tanto del empleado como de sus acompañantes: nombre, apellidos, edad, DNI...

Para no perder el foco en sostenibilidad, incluimos un cálculo de huella de carbono: se preguntaba en el formulario los kilómetros recorridos hasta llegar al evento y el medio de transporte utilizado.

A continuación, aparecía un desglose de todas las actividades presentes en cada evento, diferenciando entre actividades con aforo y sin aforo. Dentro de las actividades con aforo, detalle de todos los horarios y el aforo disponible en cada una de ellas. Al llegar al aforo máximo permitido, se cortaba la posibilidad de inscripción. Se detectaban todas las incompatibilidades horarias, de modo que, si un usuario se inscribía en una actividad a una determinada hora, ya no le permitía seleccionar otra actividad que estuviese en esa misma franja horaria.

Tras completar de forma satisfactoria el formulario de inscripción, envío de un email de confirmación de registro, incluyendo la posibilidad de volver al formulario y editar la inscripción inicialmente realizada. De forma adicional, se realizó un completo soporte y secretaría técnica durante todo el proceso de inscripción.

Gracias al formulario pudimos verificar que más de 15.800 personas se inscribieron en el evento de Madrid y más de 1.000 personas se inscribieron en el resto de las sedes (Barcelona, Bilbao y Málaga).